Bakgrunnen for utviklingen er stigende kompleksitet i prosessene i dagens næringsliv, blant annet på grunn av internasjonalisering og globalisering. Dette gjør behovet for styring av prosessene til et viktig parameter for å sikre at bedriften er på rett kurs. Workflow understøtter alle jobbtyper i bedriften, logisk og hensiktsmessig. Workflow og integrasjonen mellom systemene hjelper brukerne til en mer effektiv hverdag. Utdannelse av de ansatte kan understøttes av workflow-oppbyggningen, så jobbfunksjonene både beskrives og illustreres logisk for brukeren. Det løses en mengde daglige oppgaver i en moderne bedrift. En karakteristikk av en stor del av disse oppgavene er at de har et viss volum, berøres av bestemte forretningsprosesser, involverer flere medarbeidere og er preget av rutine. Her kan workflow management bidra med effektivisering. Workflow management kan brukes til administrasjon av felles viten, og til styring av oppgaver. Hvem, hva og når. På ledelsesnivå kan det i dag være vanskelig å gjennomskue hvilke prosesser som ikke løper som planlagt, da det ikke er historikk og oppfølgingsmuligheter på manuelle aktiviteter. Workflow Management har denne historikken som er et godt verktøy for oppfølging av prosesser. Med denne bakgrunnen begynte EDB Gruppen AS med utvikling av Workflow Management for 2 år siden og denne modulen er nå blitt en viktig del av ASPECT4, EG's ERP-løsning.
Workflow kan defineres som en som hel eller delvis automatisering av en forretningsprosess, hvor dokumenter, jobber eller informasjon blir overført fra en deltaker til en annen for utførelse, styrt av et sett regler. En deltaker kan være både av maskinell og menneskelig art.
Tidligere ble prosesser i forbindelse med ASPECT4 og andre ERP-systemer primært håndtert manuelt. Avvik ble håndtert ut fra lister, eller spørreapplikasjoner, hvor informasjonen vedrørende avviket aktivt skal søkes av brukeren. Dette forutsetter, at brukeren er informert om denne oppgaven, prioriterer denne oppgaven, er på arbeid mm. Konsekvensen av den manuelle styringen er at avvik i prosessen ikke oppdages i tide, idet den først ”oppdages” når prosessen er kommet så langt at det er for sent.
Aktiviteter, manuelle som krever menneskelige ressurser, og automatiske som krever maskinelle ressurser, rute/sekvens, nettverket som forbinder aktiviteter og betingelser En aktivitet er relatert til én prosess. En prosess kan selvfølgelig ha flere relaterte aktiviteter.
En aktivitet har en selvstendig status, som kan være inaktiv, aktiv, igangsatt, pause, avbrutt eller avsluttet.
Flowet har opplysninger om deltagere, tilhørende applikasjoner og data. Referanser til en organisasjonsmodul omkring organisatoriske forhold, avdelinger, roller, persongrupper, personer og kalendere.
Saksbehandleren er den person, persongruppe, rolle, avdeling som er ansvarlig for at aktiviteten utføres.
Flowet kan ha et interface som beskriver hvilke data som er kreves ved igangsetting av prosessen.
Aktivitetene får en deadline og oppdateres med status etter hvert som aktivitetene utføres.
Link til programmer/applikasjoner som kan understøtte utførelsen. Pre (før)- og postbetingelser (etter) som kan avgjøre om aktiviteten henholdsvis skal utføres eller ikke, eller om den skal gjentas.
Ruten sammenkjeder de enkelte aktiviteter i et ”nettverk”. Den inneholder betingelser som er avgjørende for hvilken ”vei” som følges. Noe skal utløse de aktiviteter som er definert i flowet. Her bruker vi det som kalles triggers.
Det finnes følgende trigger typer:
*Datarelaterte: Utløses ved opprettelse, endring og sletting av records i tabeller.
*Forespørselsrelaterte (tids): Utløses som følge av at tiden går, eksempelvis overskridelse av leveringstermin på en ordre eller hvis bestemte betingelser oppstår (kreditmax overskridelse).
*Forprogrammerte: Utløses faste steder i applikasjoner og moduler. En forprogrammert trigger utløser en fast aktivitet eller hendelse.
*Eksterne: Utløses som følge av eksterne hendelser, eksempelvis mottak av e-post/sms eller kall til webservice.
Oppgaver fra workflow manager vil havne på arbeidslisten til mottakeren hvis de sitter ved en terminal. Ansatte som ikke bruker terminal til daglig kan motta meldinger via fax/mail/sms.
I workflowManageren får man oversikt over de enkelte flows og alarmer utformet som en arbeidsplan: Hvilke er i gang, hvem har oppgaven, hvor langt er flowet kommet i sin syklus. Arbeidsplanen vil gi et totalt overblikk pr. avdeling, pr. medarbeider, pr. leder. Det er også mulig å manuelt overstyre ansvarlig for en oppgave og dirigere den til en annen. I ferietiden vil alternative saksbehandlere styres av kalenderen. Sikkerhetssystemet styrer hvem som får gjøre endringer og hvilke nivå de får behandle. En jobb kan knyttes til en rolle, da vil flere få varsel om oppgaven. Når en av rollepersonene påbegynner oppgaven, vil den forsvinne fra oppgavelisten til de andre i rollen. En saksbehandler er tilknyttet en kalender med tidssone. Den viser arbeidstid og arbeidsdager.
En aktivitet har en deadline og en tilknyttet deadlineprofil.
Aktiviteten har en saksbehandler og en sekundær saksbehandler. Prosessen har en lastlevel saksbehandler og Workflow Mangagement systemet har en systemlevel saksbehandler.
Deadlineprofilen beskriver når i forhold til deadline, de forskjellige typer av saksbehandlere skal notifiseres pr. jobbliste, mail eller sms om at aktiviteten skal ferdiggjøres.
Deadlineprofilen beskriver også når ansvaret for en aktivitet skal overdras til en annen saksbehandler, kalles autodelegering.
Ved å få prosessene elektronisk registrert sikres:
- Automatisk styring av prosessens hendelser
- Ensartethet i tilgangen for alle brukere, avdelinger, roller, systemer i prosessen
- Mindre avhengighet av menneskelige resurser
- Økt effektivitet ved å fjerne unødvendige manuelle ledd
- Fange opp feilsituasjoner på et tidligere tidspunkt
- Logging av hendelser
- Økt kundeservice med bedre forutsigbarhet i respons overfor kunder
- Økt fokus på prosesser, gir mer strømlinjeformede og forenkling av disse.
Formålet med WF er å skape transparente prosesser. Systemet skal kunne erstatte de manuelle rutiner i de manuelle workflows som finnes i dag.
Ved oppretting av nye kunder skal disse gjennom en kreditkontroll. Alle kunder blir i utgangspunktet lagt med status inaktiv. Kontrollen blir styrt av beløpsgrenser. Flowet styrer hvordan søknaden behandles ut fra beløpets størrelse. Hvis kreditten er under 10', blir kunden automatisk godkjent og gjort aktiv. Hvis ønsket kredit er mellom 10' og 100' skal grensen godkjennes av salgssjef. Blir kreditten ikke innvilget går det automatisk en beskjed til selger og kunde. Kundens status forblir inaktiv. Søkes det på kredit over 100' skal kunden godkjennes av både salgssjef og økonomidirektør. Hvis en av disse ikke godkjenner kreditt, går det automatisk beskjed til den andre godkjenner, selger og kunde.
Et annet eksempel kan hentes fra innkjøpsavdelingen. Innkjøp er i gang med å følge opp innkjøpsordre med levering neste uke. Her avdekkes forsinkelse på en av ordrene. Bekreftet leveringstid endres i systemet, og dette starter en workflow. Produksjonsplanleggerne mottar informasjon om at varen har fått ny leveringstid. De sjekker om varen inngår i noen av produksjonsordrene, i så fall skal det replanlegges. Salgsavdelingen kontaktes og det får beskjed om hvilke salgsordre som berøres av forsinkelsen. Salgsavdeling endrer leveringstid på salgsordrer og avstemmer med kundene. Kundene får så en ny bekreftet leveringsdato via mail/fax. Alle disse hendelser går automatisk, utløst av forsinkelsen.
Det opprettes workflower som kontrollerer sentrale informasjonselementer i databasen. Når feil eller avvik finnes, sendes det beskjeder til saksbehandlere som er opprettet på flowet. Det kan være manglende priser på vare, rimelighetskontroll, endringer i datoer, mengdesjekk osv. Man legger opp flows som eksekveres etter gitte intervaller for å fange opp denne typen avvik. Dette gjør at man oppdager avviket på et tidligere tidspunkt og man er ikke avhengig av at medarbeideren gjør disse kontrollene. Når medarbeideren mottar alarmer/alerter på et tidlig tidspunkt kan aksjon tas og man kan opprettholde en bedre kundeservice.
Korte og åpenbare flows kan være et godt sted å starte. Tenk stort, begynn smått.
Men en dårlig strukturert prosess blir ikke bedre av å legge den inn i et verktøy som Workflow Management. EG har en management avdeling. Avdelingen har management- og forretningskonsulenter som arbeider med effektivisering og optimalisering av prosesser.
Det vil være en god ide å begynne med en gjennomgang av kritiske prosesser før de legges inn i et system for elektronisk styring.
