ASPECT4 Økonomistyring er utviklet på bakgrunn av mange års erfaring med regnskapssystemer og bruk av informasjonsteknologi, kombinert med nyere teoretisk viten om økonomistyring.
Fra starten av har målet vært å utvikle et framtidssikret produkt med bruk av gjennomprøvde utviklingsmetoder.
Resultatet er en løsning med fasiliteter og bruksområder som tilfredsstiller den mest krevende bedrift. Produktet er klassifisert som et høyt utviklet system, som vil si at det finnes normer rundt programkvalitet, utviklingsstandarder, beskrivelser og installasjons- og utdannelsesplaner i forbindelse med igangsetting. Produktet benyttes i flere hundre mellomstore og store bedrifter, hvor det er et krav til kvalitet, driftsstabilitet og funksjonsomfang. Dette, sammen med brukervennlighet som sikrer en hurtig og sikker igangsetting.
Finans
Bedriftens styring tar utgangspunkt i de forskjellige ledelsesnivåer, og med bakgrunn i disse kan bedriften fastlegge sin styringsmodell. Styringsmodellen tar utgangspunkt i bedriftens mål.
Fastlagte mål skal avspeiles i ledelsesnivåenes ulike aktiviteter og oppnådde mål skal rapporteres til rette vedkommende.
Finanssystemets tradisjonelle innhold har vært å løse bedriftens rapporteringsoppgaver til eksterne og interne interessegrupper. Typisk har systemet kun omfattet registrering for oppgjør av bedriftens skattemessige resultater, samt lovpålagte oppgjør som merverdiavgift og andre avgiftsformer.
Flere rapporteringsbehov enn bare de lovmessige skal dekkes.
Rapportering skal avspeile forskjellige handlingssett ut fra fastlagte mål, og både eksterne og interne gruppers behov skal dekkes ut fra samme datagrunnlag. For å oppfylle dagens krav til et effektivt regnskapssystem, skal det ut over å løse de operative behov, også gi informasjon som dekker styring på det strategiske ledelsesnivå.
ASPECT4 Økonomistyring løser disse rapporteringsoppgaver i det transaksjonene avspeiler de opprinnelige handlinger som skapte dem. Transaksjoner, eller bilag lagres ubehandlet i databasen med nødvendig identifikasjon etter dato, beløp, kvantum og evt. kalkylesats. Så kan brukeren hente ut den ønskede informasjon i ønsket sammenheng og aggregeringsnivå.
Transaksjonen som ligger lagret i ubehandlet form, kan viderebehandles i analysemodeller etter brukerens behov. Grunntransaksjoner har den fordel at både historikkinformasjon og informasjon om framtidige handlinger ligner hverandre og oppfølging kan skje ut fra analysemodeller med felles regelsett.
Transaksjonsbasert styringsmodell
Den transaksjonsbaserte styringsmodell bygger på grunnregistreringer i åpen post konsept. Med denne framgangsmåte er det mulig å tilfredsstille både interne og eksterne brukeres informasjonsbehov.
Det er også mulig å legge inn utradisjonelle snitt i de forskjellige styringsnivå, da informasjonen alltid genereres ut fra basisinformasjon og periodisering.
Uansett hvilket snitt man velger, skal det ene kunne utledes av det andre.
Snittet kan ved hjelp av konsolideringsfasiliteter aggregere data til det ønskede informasjonsnivå og avvik kan spores helt ned på transaksjonsnivå.
Planlegging og kontroll av målsatte aktiviteter blir nøkkelkrav til fremtidens systemer. Planlegging og kontroll på grunnlag av bedriftens administrative praksis, med styring på bedriftens forskjellig områder inngår i en totalstyring for bedriftens likviditet, finansiering, investeringer og resultat.
Måneds og årsavslutningsdatoer er avgrensningsdatoer over transaksjonsdatabasen. Brukeren kan derfor operere i gammelt og nytt regnskapsår. Det er også mulig å åpne en tidligere lukket periode. Det gjør at måneds og årsavslutninger ikke har de vanlige negative konsekvenser som salderinger, sperring av utskrifter, spørring på tidligere perioder mv.
Selskaps- og kontoplansstruktur
I ASPECT4 kan man opprette 999 konsern og under hvert konsern 999 firma. Det kan håndtere opptil 999 kontoplaner pr. firma.
Hvert firma knyttes til en registreringskontoplan. Andre kontoplaner benyttes som rapportplaner, det vil si for oppstilinger som bryter med registreringskontoplanen.
Systemet løser på denne måte for eksempel rapporter på regioner, hvor det skjer en sammenfletting av informasjon fra en rekke avdelinger. Mulighet for å skrive ut rapporter på tvers av konsern/firmastruktur kan også brukes til rapporter for avstemming av mellomregning. Kontoplanen er flerdimensjonell og inneholder opptil 10 dimensjoner. Registreringsdimensjonen eller dimensjon 0 er hoved-boken.
Bruken eller innhodet i de andre ni dimensjoner er valgfri og kan for eksempel brukes til:
• Sted
• Formål
• Prosjekt
• Avdeling
• Ansatt
• Produkt
Integrasjon
Finanssystemet er fullt integrert med andre delsystemer i ASPECT4. Det er felles bilagsregistrering med debitor-, kreditor- og anleggsreskontro. Systemet er integrert så de enkelte transaksjoner på en faktura overføres etter valgt konteringsprinsipp. Prinsippet i denne integrasjonen gir mulighet for øremerking av transaksjoner etter marked, selger, produkt m.v. slik at systemet kan skrive ut et markedsbidragsregnskap på alle salgsansvarlige etter produktgrupper.
Disse informasjoner kan på fri tidsakse brukes til å sammenligne resultater med planer og budsjetter.
Utskrift og forespørsler
Økonomisystemet inneholder standard utskrifter og spørreprogram som understøtter de daglige rutiner i økonomiavdelingen. I tillegg kommer en fleksibel rapport/-skjerm- generator til danning av rapport og skjermbilder ut fra databasen. Brukerne har selv muligheten til å definere informasjonsnivået på spørringer og rapporter. Man kan benytte opptil 9 summeringsnivåer.
I rapporter kan man benytte opptikl 950 akkumulatorer for å danne summer på tvers av kontostrukturen. Kombinert med brukerdefinerte informasjonsmodeller gir dette et grunnlag for bruk av diverse PC-verktøy.
Alle denne type rapporter dannet via rapportgeneratoren gir følgende muligheter:
• Konsolidering på selskapsnivå
• Brukerdefinert rapportvaluta og kurs
• Utvalg på dimensjonskombinasjoner
• Velg blant 99 budsjettversjoner, hvor 5 kan tas med i samme rapport
• Velg basisbudsjett, revidert budsjett eller kombinasjon av disse
• Sett rapportnavn, lengde, skriftstørrelse, antall kopier
• Individuell rapporttittel, forside og bakside
Budsjettering
Budsjetter kan registreres i de tidsintervaller som bestemmes av brukeren. Budsjettrapporter kan skrives ut over åreskiftene, noe som spesielt har betydning når man benytter systemet til prosjekt eller entrepriseregnskap.
Det kan budsjetteres på flere år samtidig og rapporteres over flere år. Det vanlig vil være å danne 12 måneders tall. Det kan legges inn både basisbudsjett og revideringer til dette. På rapporttidspunkt bestemmer en hvilket budsjett man ønsker å benyttet.
Modulen inneholder mulighet for kopiering av tidligere års budsjett med indeksering, kopiering av realiserte tall med indeksering. Budsjettarbeidet kan foregå i regnearksmodeller, da det både kan eksporteres fra, og importeres til modulen.
Import/eksport
Systemet inneholder funksjoner for danning av databaser spesielt beregnet for bruk i regneark og LIS-verktøy. Data grunnlaget dannes dynamisk ved bokføring, eller ved spesielle kjøringer. Disse eksporteres så til det ønskede verktøy. Det er også utviklet en sterk modul for import til regnskapet. Data fra alle typer forsystemer kan tilpasses og sluses inn via interfacen. Det er full validering av input.
Debitorer
Debitorsystemet er oppbygget med tanke på integrasjon mot finans- og ordresystemet, og er designet for å understøtte bedriftens varierende forretningsprosesser. Systemet er basert på åpen post prinsippet. Poster kan utlignes etter eldste post, eller ved å utpeke posten direkte på skjerm. Hvis det er en forskuddsbetaling kan den legges inn uten at det får konsekvenser for andre åpen poster. Postene kan dimensjonskonteres i de 10 tilgjengelige dimensjoner.
Det er en rekke variable styre og sorterings kriterier pr. debitor. Debitorene kan splittes på flere samlekonto i forbindelse med integrasjonen mot finans. I forbindelse med debitorstyringen kan det brukes mange språk, slik at ekstern kommunikasjon kan foregå på debitors språk. Valuta benyttes i delsystemet.
Betalingsbetingelser kan opprettes i flere ledd, slik at kontantrabatter ivaretas. Det ligger automatikk ved innbetaling slik at eventuelle rabatter innenfor avtalene trekkes og bokføres. Modulen har en egen rapportgenerator. Den kan vise forfallsfordeling både på for sent betalte og framtidige betalinger. Denne funksjonen kan benyttes for likviditetsberegning.
Felles debitor vedlikehold; i ASPECT4 har en også mulighet for å sette opp felles debitor vedlikehold som muliggjør multiopprettelse av debitorer på tvers av firmaer. Dette medfører blant annet også mulighet for kreditgrense kontroll på tvers av firmaer i ASPECT4.
Inkasso
Purre og renteprosedyrene bygges fritt ved hjelp av parametere og egne tekster. Purringene deles opp i det antall kategorier man har behov for. Hver kategori har sine regler og tekster. Rentemodulen behandler både åpne og oppgjorte poster. Man velger selv metode og om man ønsker å kombinere metodene.
Kreditorer
Debitorsystemet er oppbygget med tanke på integrasjon mot finans- og ordresystemet, og er designet for å understøtte bedriftens varierende forretningsprosesser. Systemet er basert på åpen post prinsippet. På grunnlag av åpne poster kan systemet danne alternative betalingsforslag basert på både godkjente og ikke godkjente poster.
Det gir en mulighet til å optimere utbetalingene i forhold til disponibel likviditet. Betalingen foregår elektronisk, både for innenlandske og utenlandske leverandører, men valgfri trekkonto.
Preregistrering av inngående faktura med interne purringer finnes.
Systemet kan skrive ut samtlige informasjoner på kreditoren. I systemets rapportgenerator kan man velge ut felt både fra stamopplysningene og de enkelte posteringer.
Felles kreditor vedlikehold; i ASPECT4 har en også mulighet for å sette opp felles kreditor vedlikehold som muliggjør multiopprettelse av kreditor på tvers av firmaer. Dette sikrer effektivt at alle kreditorer finnes i alle selskaper ved f.eks kjededrift.
Innskanning av faktura
I samarbeid med andre leverandører er det utviklet løsning for innskanning og elektronisk lagring av faktura. Via det interne mailsystem går det melding til den eller de relevante godkjennere av faktureaen via workflow. De kan godkjenne eller avvise fakturaen. Godkjente faktura blir automatisk klargjort for betaling.
• Forenkling og effektivisering av behandling av inngående faktura
• Elektronisk arkivering av bilag
• Distribusjon via elektronisk workflow
• Felles adgang til bilag via forespørsler
• Optimering av betalingsrutiner
• Sparer tid og plass til papirbilag
Alle som har adgang til spørreapplikasjoner, får med et trykk på bilaget opp et bilde av den innskannede leverandørfaktura.
Systemet er utvidet til å omfatte alle typer papirbilag.
Fakturamatch
I ASPECT4 finnes det flere former for fakturamatch/fakturakontroll. Litt forklaring på hvordan en fakturamatch fungerer.
• Innkjøper lager en bestilling enten til lager eller fra en kundeordre
• Varemottak varemottar varene
• Regnskap registrerer inngående faktura med bestillingsnummer, fakturanummer og totalbeløp. Hvis bestilling ikke er varemottatt, har feil summer, feil leverandør, feil avdeling osv. så får de en beskjed om dette på skjermen og kan ta handling deretter. Dersom leverandøren kan sende faktura på EDI, så skjer også denne jobben automatisk.
• Når regnskap har registeret inngående faktura, så sammenligner systemet denne mot det varemottak har varemottatt. Dersom avvik er innefor de satte grenser så går faktura til betaling ved forfall. Dvs. ingen trenger å sjekke noen fakturaer.
• Eventuelle kundeordre som ikke er hevet til følgeseddel/fakturert kan listes ut og man kan også kjøre avvikslister. Var kosten riktig i forhold til hva vi betalte. (Det ligger også mulighet for automatisk endring av kostpris på kundeordre)
Det systemet nå har gjort er at den har automatisk sjekket fakturaen at det stemte med det som var bestilt, i tillegg til å sjekke at prisen i vareregisteret var riktig. Hvis selger hadde avtalt en egen pris, så er man nå sikker på at det er den prisen man har fått.
Eventuelle kreditnotaer som leverandør ikke har sendt, vil ligge i systemet og ”mase”
|
