|
EG har et meget tett samarbeid med Multi-Support og har standard integrasjon til deres skanning og arkiveringsløsning.
Leverandørfakturaer med etterfølgende arbeidsflyt skannes, tolkes, pre.registreres, arkiveres og sendes til attestering, anvisning og kontering. Dvs. at man i tolkeprogrammet Eye&Hands for Invoices definerer 8 felt, bankgironummer (som brukes for å finne rett leverandør), beløp, valuta, dato, fakturanummer, forfallsdato, godkjenner og kid. Disse verdiene ”finner” systemet selv ved å ”lete” på blanketten etter skanning. Både kontonummer og KID har moduluskontroll. Eventuelle feil tolkede informasjoner overføres så til en verifisering hvor brukeren sjekker det som er blitt tolket. Denne oppgaven er forenklet ved at programmet viser fargekoder på de tolkede dataene. Rød farge på ett felt kan bety at den er litt usikker, mens grønn ofte er OK.
All tolket informasjon danner så grunnlaget for en pre.registrering på en interimskonto. Denne gir full oversikt over påløpte, men ikke kostnadsførte utgifter. Det skannede bilaget kan allerede på dette tidspunkt vises med *enter i ASPECT4 fra den registrerte kostnaden på leverandørreskontroen eller via bilagsnummer.
En workflow profil lages basert på roller og ansvar. Denne profilen danner grunnlag for flyten.
Løsningen er utarbeidet slik at det gjøres oppslag i ASPECT4 på leverandøren for å se om det er definert om dette er en varekjøps- eller en kostnadsfaktura. Det er mulig å knytte en forhåndskontering opp mot leverandøren, slik at bilaget sendes på flow med et konteringsforslag.
Bilaget blir kontert basert på hele ASPECT4 kontoplan og attestert av rolle 1, videre sendes det i henhold til den definerte ruten til annen godkjenner. Flyten settes opp med mulighet for en beløpskontroll.
Siste oppgaven i en arbeidsflyt er kontroll ved økonomiavdelingen. Dette er ikke et krav, men anbefales for å unngå feilkonteringer. Etter endt arbeidsflyt i MultiArchive WEB blir konteringene automatisk overført til ASPECT4 hvor interimsføringen blir motpostert og kostnaden klar for utbetaling. Den tilbudte løsningen har også rutiner for fraværshåndtering.
Lisensen baseres på browserbasert flow. Dette forutsetter at Websphere er installert på server.
Søkebegrepene i systemet er meget fleksible, f.eks. søk etter en inngående faktura kan gjøres ved å taste leverandørnummer eller bilagsnummer. Det følger ett sett standard søkebegrep for ASPECT4 med bla. spørring på bilagsnummer som gjøres med *enter fra reskontro i ASPECT4.(Egne søkebegrep utover standard kan også defineres ut fra deres ønsker, men er ikke medregnet i tilbudet.)
Skanning av hovedboksbilag
Løsningen er laget slik at det kan skrives ut en strekkode vha. en egen strekkodeskriver hver gang man skaper et bilagsnummer i ASPECT4. Ofte settes dette opp pr. posterings- /bilags -type. Denne typen bilag er ofte ”hovedboksbilag” og kan være ”alt” av bilag i en bedrift. Strekkodelappen klistres på bilaget og det skannes.
På skanner pc’n er det definert egne jobber, ofte kalt – hovedboksbilag, som man benytter for skanning av denne typen bilag.
Gjenfinning av bilagene skjer ved å søke på bilagsnummer, fra reskontro i ASPECT4 med *enter på bilagsnummer.
Dette krever en etikettskriver og er inkludert i løsningen.
Flytskjema for prosessen fakturahåndtering
Fremtidige anvendelsesområder
Når arkivet med de nevnte moduler er installert, er det mulig å sette opp følgende løsninger, kun ved å investere timer for oppsett:
Arkivering av dagbøker og journaler.
I MultiArchive er det mulig å fullt integrere arkivering av all utgående spoolfile.”Alt” av egenprodusert print vil da styres til en arkivkø før en printkø.
Dette resulterer i at for eksempel alle journaler styres til arkivet, og dersom man ønsker ”slår man av” den fysiske utskriften. Alle journaler ligger da lagret i MultiArchive tilgjengelig for alle via enkle spørreapplikasjoner.
”Store” utskrifter som årsbasert kontoutdrag kunder som ofte er på mange tusen sider, styres direkte til arkivet og man sparer på den måten enorme mengder papir og lagringsplass.
Andre utgående utskrifter som faktura, purring, rentenota, ordrebekreftelse, bestilling, pakk- og plukkseddel, arkiveres i PDF format på kunde/leverandør, i.h.h.t. lovens krav.
Utskrifter via DocManager er ikke å regne som spoolfiles og må derfor behandles på annen måte.
Reklamasjonshåndtering.
Dersom det mottaes en reklamasjon fra en kunde, kan denne skannes, arkiveres på kunden og sendes på flow i en og samme opperasjon. Saksbehandleren mottar en mail som forteller at det foreligger en reklamasjon noen må ta tak i.
Løsningen er med på å lette oversikten, samt en rask ekspedering av en ofte noe ”tung” oppgave.
Dokument/avtale arkiv.
Det er mulig i MultiArkiv å sette opp handlingsfunksjoner basert på for eksempel en gitt dato. Tenkt at man har forhandlet seg fram til en god rabattavtale med en leverandør, denne kan man da skanne og lagre i leverandørmappen. Ved arkivering legger men så inn at denne avtalen skal re-forhandles en gitt dato. Når man så kommer til denne datoen, kan da systemet automatisk sørge for at dette dokumentet sendes på flow til en gitt saksbehandler.
Saksbehandleren mottar en mail i sin innboks som forteller at det nå ligger en avtale i workflowen som må behandles.
Mulighetene er mange, løsningen over er kun nevnt som et eksempel på hva en slik løsning kan brukes til.
Arkivering av historiske dokumenter
Det er mulig å arkivere historiske arkiverte dokumenter fra Streamserve (MOM).
Skanning av ”andre” dokumenter.
Multi-Support Norge anbefaler alltid ”det komplette arkiv” for å få mest mulig utnyttelse av investeringen. Med ”andre” dokumenter menes for eksempel, brev, dokumentasjon, annonser og kampanjer, oa. Det er ingen begrensninger på filformatene som arkiveres.
Arkivering av Office dokumenter.
Det er fullt mulig å arkivere dokumenter fra Office. Disse kan settes opp til en manuell arkivering før utskrift på kunde/leverandør for lettere tilgjengelighet i bedriften.
Det er også mulig å lage begrensninger helt ned på brukernivå på hver enkelt dokument.
Arkivering av e-post.
Løsningen baserer seg på at hver enkelt bruker tar stilling til om dette er et forretningsdokument som andre på bedriften også bør få tilgang til. Det settes opp en automatisk spørring ved mottak eller forsendelse av en e-post. Dette betyr at medarbeideren må i hver enkelt tilfelle ta stilling til om denne e-posten skal arkiveres. Det er også slik at domenenavnet brukes for oppslag i e-post databasen og dermed får brukeren opp kunde/ leverandør nummer automatisk. På denne måten er informasjonen på en enkel måte tilgjengelig for flere i bedriften. (Det automatiske oppsettet krever en tilleggsmodul fra Multi-Suppport.)
Skanning av pakksedler
Vi endrer utskriften av pakksedler til også å skrive kundenr. og ordrenr. i en strekkode på første siden. Etter utskrift signerer kunden for mottak av varene på pakkseddel og de legges til skanning. Ved skanning velges skanningsprofilen for skanning av pakksedler og skanning utføres.
Pakksedler arkiveres på kunden dokumentfolder og kan gjenfinnes via WEB klienten til MultiArchive.
| 
